Executive Assistant to the President

Funciones y Responsabilidades Principales:

• Brindar apoyo administrativo y ejecutivo directo al ejecutivo C-Level en las gestiones relacionadas con sus responsabilidades y compromisos.
• Administrar y coordinar la agenda del ejecutivo, incluyendo reuniones, citas, compromisos, calendarios y otras actividades, asegurando un manejo efectivo de prioridades y tiempo.
• Coordinar viajes de negocio, incluyendo reservaciones aéreas, alojamiento, transportación, itinerarios y demás logística necesaria.
• Coordinar reuniones internas y externas, visitas y eventos corporativos, incluyendo aquellos realizados en el EBC (Executive Briefing Center), gestionando la reservación de salones, horarios, participantes y demás aspectos logísticos requeridos.
• Asegurar la adecuada preparación de los espacios antes de cada actividad, verificando que estén organizados, presentables y cuenten con los equipos, tecnología, materiales, mobiliario, alimentos, bebidas y servicios de apoyo necesarios, según corresponda.
• Apoyar en la planificación y coordinación de actividades corporativas, tales como Annual Meetings, Sales, Kick-offs, reuniones ejecutivas, visitas de clientes y otras actividades especiales de la compañía.
• Preparar memorandos, informes, presentaciones, correspondencia y otros documentos requeridos para reuniones ejecutivas o de negocio.
• Tomar y preparar minutas de reuniones, cuando sea requerido, y dar seguimiento a acuerdos, tareas o asuntos pendientes.
• Manejar llamadas telefónicas, correos electrónicos, correspondencia y mensajes dirigidos al ejecutivo, canalizándolos de manera apropiada y oportuna.
• Preparar, gestionar y someter informes de gastos y solicitudes de reembolso a través de los sistemas internos de la compañía.
• Mantener, organizar y analizar archivos, documentos y registros, incluyendo aquellos que contienen información confidencial o sensitiva.
• Establecer y mantener relaciones profesionales efectivas con empleados, clientes, proveedores, socios de negocio y otros contactos internos y externos.
• Actuar como representante o delegado(a) del ejecutivo en determinadas gestiones administrativas, según sea autorizado.
• Manejar información confidencial y sensitiva con el más alto nivel de discreción, integridad y profesionalismo.
• Anticipar las necesidades administrativas y logísticas del ejecutivo, identificando y atendiendo situaciones que requieran seguimiento o coordinación.
• Utilizar eficientemente los equipos, sistemas y herramientas tecnológicas requeridas para el desempeño de sus funciones.
• Realizar otras funciones relacionadas con la posición que le sean asignadas de acuerdo con las necesidades de la organización.

Requisitos Mínimos: Educación, Experiencia y Destrezas

• Grado Asociado o Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia, Administración de Oficinas o área relacionada, preferiblemente. Una combinación equivalente de educación y experiencia podrá ser considerada.
• Mínimo de cinco (5) años de experiencia como Asistente Ejecutivo(a) o en posiciones similares, brindando apoyo a ejecutivos de alto nivel.
• Experiencia en coordinación de agendas ejecutivas, reuniones, viajes de negocio y eventos corporativos.
• Dominio de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint), calendarios electrónicos y herramientas para reuniones virtuales.
• Excelentes destrezas de comunicación oral y escrita, tanto en español como en inglés.
• Excelentes destrezas de organización, planificación, manejo del tiempo y establecimiento de prioridades, con capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
• Alto nivel de profesionalismo, discreción y confidencialidad en el manejo de información sensitiva.
• Excelentes relaciones interpersonales y capacidad para interactuar profesionalmente con ejecutivos, empleados, clientes, proveedores y otros contactos internos y externos.
• Persona proactiva, orientada al detalle y con capacidad para anticipar necesidades, ejercer buen juicio y trabajar de manera independiente con supervisión limitada.
• Capacidad para trabajar efectivamente bajo presión, adaptarse a cambios de prioridades y cumplir con fechas límites.

Pay: $45,000.00 per year

Education:

• Bachelor’s (Preferred)

Experience:

• Asistente Ejecutivo(a): 5 years (Preferred)

Language:

• English (Preferred)

Work Location: In person