Personal & Executive Assistant (Chief of Staff Jr.)

Personal & Executive Assistant (Chief of Staff Jr.)

Sobre la posición

Buscamos una persona excepcionalmente organizada, inteligente y con alta capacidad de ejecución para convertirse en la mano derecha del fundador de PAWLS.

Esta posición combina responsabilidades personales y empresariales. No buscamos a alguien que espere instrucciones para cada tarea; buscamos a una persona que identifique problemas, proponga soluciones y tome acción.

El candidato ideal disfruta resolver situaciones complejas, tiene pensamiento analítico, aprende rápido y puede manejar múltiples proyectos simultáneamente sin perder atención a los detalles.

Responsabilidades

Gestión Ejecutiva

• Administrar la agenda diaria y priorizar reuniones.
• Coordinar viajes, reservas, citas y logística.
• Dar seguimiento a proyectos estratégicos.
• Coordinar reuniones con suplidores, clientes y aliados.
• Preparar reportes, presentaciones y documentos.
• Dar seguimiento a tareas pendientes hasta asegurar su cumplimiento.

Operaciones del Negocio

• Investigar proveedores, productos y oportunidades de negocio.
• Coordinar proyectos especiales desde su planificación hasta su ejecución.
• Supervisar que diferentes departamentos cumplan con fechas y objetivos.
• Resolver problemas operacionales antes de que escalen.
• Coordinar compras, cotizaciones y negociaciones.
• Analizar información para apoyar la toma de decisiones.

Gestión Personal

• Coordinar citas médicas, mantenimiento del hogar, vehículos y asuntos personales.
• Organizar documentos importantes.
• Coordinar servicios y proveedores.
• Manejar diligencias personales cuando sea necesario.
• Anticipar necesidades y preparar soluciones antes de que sean solicitadas.

Resolución de Problemas

• Investigar alternativas cuando surja un problema.
• Presentar opciones con ventajas y desventajas.
• Implementar la solución aprobada.
• Hacer seguimiento hasta asegurar que el problema quedó completamente resuelto.

Lo que buscamos

No nos importa tanto el título universitario como la capacidad para ejecutar.

La persona ideal es:

• Extremadamente organizada.
• Analítica y orientada a datos.
• Proactiva.
• Independiente.
• Excelente resolviendo problemas.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Discreta y completamente confiable.
• Con excelente comunicación escrita y verbal.
• Capaz de manejar información altamente confidencial.
• Obsesionada con el seguimiento y el cumplimiento.
• Con criterio para tomar decisiones sin supervisión constante.
• Rápida aprendiendo nuevas herramientas y procesos.

Requisitos

• Experiencia previa como Executive Assistant, Operations Coordinator, Project Coordinator o roles similares.
• Dominio de Google Workspace y Microsoft Office.
• Excelente redacción en español.
• Inglés intermedio o avanzado.
• Licencia de conducir vigente.
• Disponibilidad para realizar diligencias cuando sea necesario.
• Capacidad para trabajar con múltiples prioridades al mismo tiempo.

Se valorará adicionalmente

• Experiencia en e-commerce o retail.
• Manejo de Notion, Asana, ClickUp o Monday.
• Experiencia coordinando equipos.
• Conocimientos básicos de finanzas y presupuestos.
• Uso de herramientas de inteligencia artificial (ChatGPT, Claude, Gemini, etc.).
• Experiencia investigando información y presentando recomendaciones.

Perfil de personalidad

Esta posición es ideal para alguien que disfruta:

• Resolver problemas difíciles.
• Crear orden donde hay caos.
• Optimizar procesos.
• Aprender constantemente.
• Tomar iniciativa.
• Hacer que las cosas sucedan.

No es una posición para alguien que necesite instrucciones detalladas para cada tarea o espere que le digan siempre qué hacer.

Cómo mediremos el éxito

Durante los primeros 90 días esperamos que esta persona:

• Reduzca significativamente la cantidad de decisiones operacionales que requieren la atención directa del fundador.
• Mantenga un seguimiento impecable de proyectos y tareas.
• Resuelva la mayoría de los asuntos administrativos de forma independiente.
• Anticipe problemas antes de que ocurran.
• Genere mejoras continuas en procesos.
• Se convierta en la persona de mayor confianza para coordinar tanto asuntos personales como empresariales.

Misión de Pawls

Educamos y proveemos soluciones naturales para que cada mascota viva mejor.

Visión

Ayudar a todos los hogares con mascotas a vivir una mejor vida, impactando 700,000 familias, alcanzando $60M en ventas anuales y creando oportunidades para 400 empleados comprometidos con mejorar…