Executive Assistant

À propos de nous

Torre Financière est un cabinet de services financiers établi à Montréal, qui sert des clients partout au Canada. Nous offrons des services d’assurance, de placement, de planification financière et d’assurance collective. Notre équipe est petite : la personne que nous embaucherons jouera donc un rôle réel dans le fonctionnement et la croissance de l’entreprise.

Aperçu du poste

Nous cherchons un(e) adjoint(e) de direction qui veillera au bon fonctionnement du bureau, afin que nous puissions consacrer notre temps à nos clients. Vous gérerez nos agendas, les communications avec les clients, la paperasse et l’administration quotidienne. Vous serez la première personne à qui bon nombre de nos clients parleront.

Principales responsabilités

Expérience client

• Être le premier point de contact des clients et des clients potentiels, par téléphone, par courriel et en personne, en français et en anglais.
• Planifier les rencontres, les révisions et les appels avec les clients, et envoyer les rappels et les suivis.
• Préparer les dossiers avant les rencontres : résumés clients, relevés, formulaires et documents à signer.

Dossiers clients et intégration

• Préparer et suivre les documents des nouveaux clients : ouvertures de comptes, formulaires de connaissance du client (KYC), propositions d’assurance et d’assurance collective.
• Tenir les dossiers clients et notre CRM complets, exacts et confidentiels.
• Faire le suivi auprès des clients, des assureurs et des firmes partenaires concernant les documents manquants et les demandes en attente.

Conformité et administration

• Tenir les dossiers de manière organisée pour respecter nos obligations réglementaires.
• Gérer les factures, les dépenses et la tenue de livres de base, en collaboration avec notre comptable.
• Commander les fournitures, gérer les abonnements et assurer le bon fonctionnement du bureau.

Agenda et boîte de courriel

• Gérer l’agenda et la boîte de courriel des conseillers de l’équipe, en priorisant l’essentiel et en traitant les messages courants.
• Rédiger des courriels, des lettres et des communications aux clients dans les deux langues.

Marketing et événements

• Participer à l’organisation d’événements clients, de séminaires et d’ateliers de littératie financière.
• Contribuer aux publications LinkedIn, aux infolettres et aux autres outils marketing.

Ce que nous attendons

Après 90 jours

• Vous gérez entièrement nos agendas, notre boîte de courriel et la prise de rendez-vous des clients.
• Les nouveaux dossiers clients passent de la première rencontre aux documents complétés sans retard.
• Les clients vous connaissent par votre nom et se sentent bien pris en charge.

Après un an

• Nos dossiers clients et notre CRM sont complets et conformes en tout temps.
• Vous avez amélioré au moins un processus, comme l’intégration des clients, les rappels ou le suivi des documents.
• Vous travaillez de façon autonome, et nous vous faisons confiance pour prendre les décisions courantes.

Exigences

• De 1 à 4 ans d’expérience ou plus comme adjoint(e) de direction ou adjoint(e) administratif(ve), idéalement dans les services financiers, l’assurance ou un autre cabinet de services professionnels.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Aisance avec la technologie : Microsoft 365 et Outlook, CRM, outils de signature électronique et tableurs. Vous apprenez rapidement de nouveaux logiciels et outils d’IA.
• Sens de l’initiative : vous voyez ce qui doit être fait et le faites sans qu’on vous le demande.
• Discrétion absolue à l’égard des renseignements confidentiels des clients et des renseignements financiers.
• Grand sens de l’organisation et souci du détail : aucun formulaire incomplet, aucun suivi oublié.
• Approche chaleureuse et professionnelle avec les clients.

Atouts

• Connaissance des produits financiers, de l’assurance ou de l’assurance collective.
• Expérience avec le CRM d’Equisoft.
• Expérience de base en tenue de livres.
• Intérêt à évoluer vers un rôle de représentant(e) certifié(e).

Croissance et perspectives d’avenir

Nous sommes un petit cabinet aux grandes ambitions, et nous cherchons quelqu’un qui grandira avec nous.

• Des responsabilités accrues à mesure que l’entreprise grandit, notamment en service à la clientèle, en opérations et en marketing.
• Du soutien pour l’obtention de permis et de certifications [p. ex. des cours …